اسناد مدارک و نوشته‌هایی است که در جهت اثبات ادعا توسط طرفین دعوا به کار می‌رود و به طور کلی از مهم‌ترین ابزارهای اثباتی شناخته می‌شود.
به طور کلی اسناد به دو دسته اسناد عادی و رسمی تقسیم بندی می‌شوند؛ که البته این اسناد با توجه به محتوای آنها، قابلیت اثبات و اعتبار حقوقی و قانونی با یکدیگر متفاوت‌اند.
مبنای تقسیم اسناد به اسناد عادی و رسمی؛ تنظیم کننده آن اسناد و چگونگی تنظیم آنها می‌باشد.
برای شناخت تفاوت سند رسمی و عادی بهتر است در ابتدا تعریف درستی از هر یک از آنها ارائه دهیم.
مطابق با ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی اسنادی که در اداره‌ی ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر ماموران رسمی و در حدود صلاحیت آنها بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند، سند رسمی هستند. همانطور که از متن ماده پیداست ویژگی‌ها و تشریفات خاصی در خصوص تنظیم این دسته از اسناد تعریف شده است.
منظور از مامور رسمی شخصی است که ماموریت او در قانون پیش بینی شده است اعم از اینکه مستخدم دولت باشد یا نباشد مانند سردفتران اسناد رسمی که مامور دولت نیستند.
بنابراین نه تنها ماموران وزارتخانه‌ها و مامورین شهرداری بلکه اعضای هیئت مدیره کانون وکلای دادگستری و کانون کارشناسان رسمی و نیز موسسات و سازمان‌هایی که با اجازه قانون تاسیس شده‌اند را می‌توان مامور رسمی دانست. پس وکیل پایه یک دادگستری هم نوعی مامور رسمی است.
همچنین ملاک رسمی تلقی کردن سند قانون زمان تنظیم سند است و تمامی اسنادی که خارج از حیطه تعریف ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی هستند اسناد عادی شناخته می‌شوند. که به طور مثال می‌توان به معاملات در قالب قولنامه یا مبایعه نامه بدون ثبت رسمی اشاره کرد.
در واقع اسناد عادی به صورت مستند غیر رسمی تهیه می‌شوند و برای ارائه اطلاعات مالکیت است و نه نشانه حقوق مالکیت.
تفاوت‌های اسناد عادی و اسناد رسمی
از جمله مهم‌ترین ویژگی‌های اسناد رسمی آن است که توسط مامور رسمی دولتی تنظیم می‌شوند، همانطور که در ماده قانونی نیز مورد اشاره قرار گرفت تنظیم کننده سند باید در چارچوب صلاحیت و شایستگی قانونی خود سند را تنظیم نماید. و بنابراین تشریفات تنظیم و صدور اسناد رسمی توسط مامور رسمی سند باید رعایت شود.
اولین و مهم‌ترین تفاوت سند عادی و رسمی در زمینه بار اثبات اسناد است به این معنا که اسناد رسمی از نظر اثبات قانونی دارای اعتبار بیشتری بوده و در واقع قوی‌تر از اسناد عادی است بنابراین ادعایی که بر اساس استناد به اسناد رسمی به دادگاه ارائه می‌شود در مقایسه با ادعایی که مبنای آن اسناد عادی است معتبرتر بوده و برای دادگاه قابل قبول‌تر است.
البته امکان اعتبار دادن به اسناد عادی توسط دادگاه در حالت پذیرش طرف دعوا و عدم طرح ایراداتی همچون انکار و تردید وجود دارد اما معمولا زمان بیشتری مورد نیاز است.
تنها راه ایراد نسبت به اسناد رسمی و اصالت آنها طرح ادعای جعل نسبت به سند رسمی است و البته اثبات جعلی بودن سند رسمی نیاز به ارائه ادله قوی و قانونی دارد.
ادعای جعل به این معناست که طرف مقابل در دادگاه ادعا نماید که هر گونه تغییر و دگرگونی در اسناد به قصد تقلب در مفاد یا ماهیت اسناد و بدون اجازه و به قصد ضرر رساندن رخ داده است.
با این توضیحات اسناد عادی در دادگاه‌ها دارای اعتبار زیادی نبوده و با انکار و تردید قابل ایراد است. به این معنا که سند عادی ارائه شده در دادگاه ممکن است توسط طرف مقابل مورد انکار یا تردید و یا جعل واقع شود اما همانطور که پیشتر نیز اشاره کردیم ایراد نسبت به اسناد رسمی تنها با ادعای جعل امکان‌پذیر است و بنابراین ایراد به اصالت سند عادی نسبت به سند رسمی امکان‌پذیرتر است.
انکار نیاز به ادله خاصی ندارد و همین که طرف مقابل خط یا مهر یا امضا و یا اثر انگشت خود در اسناد عادی ارائه شده را انکار نماید پذیرفته می‌شود.
تردید به معنای نپذیرفتن تعلق خط امضا یا مهر و اثر انگشت فرد دیگر در سند عادی توسط شخص طرف دعوا است که معمولاً در خصوص دعاوی علیه متوفی از طرف وراث نسبت به اسناد عادی به کار می‌رود.
از دیگر تفاوت‌های سند عادی و رسمی می‌توان به قدرت اجرایی اسناد اشاره کرد؛ در واقع اسناد رسمی نسبت به اسناد عادی قدرت اجرایی بالاتری داشته و این البته به آن معنا نیست که اسناد عادی به هیچ عنوان قدرت ندارند اما باید بگوییم بر اساس قانون اصل بر عدم قدرت اجرایی اسناد عادی است.
دیگر تفاوت اسناد رسمی و اسناد عادی در میزان اعتبار آنهاست چرا که اسناد رسمی هم از نظر اشخاص ثالث و هم میان اصحاب دعوا دارای اعتبار هستند در صورتی که اسناد عادی در برابر اشخاص ثالث از اعتبار برخوردار نیست.
از دیگر تفاوت‌های سند رسمی با سند عادی می‌توان به این نکته اشاره کرد که نقل و انتقال برخی از اموال صرفا با سند رسمی معتبر است مانند انتقال سهم و شرکه در شرکت با مسئولیت محدود که مطابق ماده ۱۰۳ قانون تجارت به این موضوع اشاره شده است.
همچنین مدلول سند رسمی راجع به دیون بدون نیاز به حکم دادگاه قابلیت صدور اجراییه دارد و در واقع اسناد رسمی در زیر مجموعه اسناد لازم الاجرا قرار می‌گیرند.
همچنین تمامی تشریفات اسناد رسمی در خصوص تنظیم آنها باید رعایت شود اما در رابطه با تنظیم اسناد عادی اصل بر عدم رعایت تشریفات است به این معنا که طرفین قرارداد الزامی به رعایت قوانین به صورت عامره در تنظیم این دسته از اسناد ندارند اما در حالت مقابل و در تنظیم اسناد رسمی قوانین آمره جز ملزومات مهم قانونی به شمار می‌روند و در صورت عدم رعایت آنها اسناد رسمی بی اعتبار هستند.
دیگر تفاوت مهم در خصوص نحوه تنظیم است که همانطور که از متن ماده‌ای مذکور مشخص است با حضور یک مامور رسمی دولت در حین تنظیم سند رسمی انجام می‌شود در حالی که در اسناد عادی چنین مسئله‌ای حائز اهمیت نیست.
در خصوص اسناد رسمی به دلیل آنکه در دفاتر اسناد به ثبت می‌رسند امکان تهیه رونوشت از آنها به راحتی وجود دارد اما در رابطه با اسناد عادی به هر دلیلی اگر آنها از میان بروند نمی‌توان رونوشتی از آنها تهیه کرد.
در خصوص اعتبار بیشتر اسناد رسمی نسبت به اسناد عادی همانطور که پیشتر نیز اشاره کردیم این اسناد نه تنها برای طرفین قرارداد بلکه برای وراث ذینفعان قائم مقام آنها و همچنین اشخاص ثالث معتبر هستند اما اسناد عادی تنها در خصوص طرفین قرارداد ذینفعان وراث و قائم مقام ایشان اعتبار دارند بنابراین می‌توان با این نکته به این نتیجه رسید که اسناد رسمی نسبت به اسناد عادی دارای اعتبار بیشتری هستند.
اعتبار اسناد عادی
به طور کلی اسناد عادی در دو حالت اعتبار لازم در دعاوی را خواهند داشت؛ اولاً در حالتی که شخص خوانده در محاکم دعاوی قبول کند امضا کرده و هیچ گونه انکار و تردیدی نسبت به سند مورد ارائه انجام ندهد و دوماً زمانی که ثابت شود امضا برای او بوده است.
بدین ترتیب سند عادی نیز همچون سند رسمی اعتبار کافی را خواهد داشت. البته همانطور که واضح است اثبات اعتبار اسناد عادی با این دو حالت مدت زمان بیشتری را می‌طلبد.
در خصوص اسناد عادی همچون چک و سفته همچون اسناد رسمی لازم الاجرا تلقی می‌شوند و قبل از صدور حکم دادگاه امکان توقیف اموال با تامین خواسته وجود دارد.
دریافت صفحه با کد QR